Архивный отдел администрации образован решением Совета народных депутатов от 29.12.1988 № 354.
В архивном отделе находятся на хранении – 139 фондов это 14 412 единиц хранения.
Документов постоянного срока хранения -9024 единицы хранения это документы районного и сельских Советов народных депутатов, народного образования, районного отдела статистики с 1977 по 2004 гг., документы сельскохозяйственных предприятий района (1975-2007 гг.), с 1971 по 2011 гг. – редакции газеты «Вперед» - органа печати Грачевского района, центральной районной больницы, администрации Грачевского муниципального района, поселений района.
Документы по личному составу составляют- 5367 ед. хранения это лицевые счета по начислению заработной платы, приказы по личному составу (о приеме, об увольнении, декретных отпусках) ликвидированных организаций и предприятий Грачевского района с 1943 года и по настоящее время, в том числе документы ликвидированных: колхоза «Заветы Ильича» и СПК колхоза «Бешпагир», колхоза им. «Чкалова, и СПК «Чкаловский».
Так же, а архивном отделе администрации хранятся:
- коллекция документов о жизни и деятельности замечательных людей Грачевского района. В коллекцию включены личные документы: биографии, фотографии, служебные характеристики, почетные грамоты, газетные вырезки участников Великой Отечественной войны и жителей Грачевского района внесших значительный вклад в социально-экономическое развитие района;
- фотодокументы, на которых запечатлены важные события из жизни тружеников Грачевского района (1994-2004гг.), мероприятия посвященные празднованию памятным датам и фотоальбомы за 1971-1986 гг. о деятельность комсомольских организаций школ района.
